Forum Business Travel y Amadeus España han puesto en marcha un proyecto ambicioso y prometedor para calibrar el grado de penetración de la tecnología y la innovación en los viajes corporativos. El Observatorio es un trabajo pionero en nuestro país basado en las respuestas anónimas de más de 120 travel managers de medianas y grandes empresas. La primera conclusión es clara: aún queda recorrido para llegar a la edad adulta.
La tecnología siempre ha sido un factor esencial en los viajes de negocios, pero en la era actual su protagonismo resulta determinante. Si antes los proveedores e intermediarios buscaban su diferenciación en las herramientas que ponían a disposición de sus clientes, ahora son estos los que, en algunas ocasiones, van por delante. El gran reto de los proveedores es interconectar, integrar y adaptar las soluciones on/off line para que todos los procesos ganen en eficiencia, rapidez, seguridad y, por qué no, también en satisfacción del viajero.
El Observatorio de la Tecnología y la Innovación aplicadas a los Viajes de Empresa se detiene especialmente en las Self Booking Tools (SBT), pero su alcance va mucho más allá. Como se puede concluir por los resultados, en muchos aspectos la tecnología para el business travel en España aún se encuentra en camino de la edad adulta.
¿CÓMO SE AUTORIZAN LOS VIAJES?
Una amplísima mayoría de las empresas encuestadas somete los viajes a un proceso de autorización previa: el 85,2%. Entre las primeras, las que más confían en este procedimiento son aquellas en las que la política de viajes se decide de manera global. Además, el protocolo está en relación directa con el porcentaje de empleados que viaja habitualmente y con el volumen de presupuesto para desplazamientos.
Entre las empresas que cuentan con un proceso de autorización previa, la gran mayoría aplica una metodología concreta (86,1%) frente al 12,9% que no lo hace. Pese a ello, llama la atención el hecho de que la mitad de ellas no lo tenga automatizado (51,5%) o que en el 49,5% de los casos estudiados no esté integrado con el proceso de compra.
En lo que se refiere al sistema de funcionamiento, el modelo imperante es el que requiere respuesta positiva a la petición (76,8%), a gran distancia de los sistemas pasivos (23,2%), es decir, aquellos en los que la autorización se produce por defecto si no hay respuesta negativa por parte del superior.
¿QUÉ USO SE HACE DE LAS HERRAMIENTAS DE AUTORRESERVA?
Casi un tercio de las compañías consultadas dispone de herramienta de autorreserva, frente al 59,6% que no la tiene y el 10,6% que la está implantando actualmente. Por ámbitos de decisión, las que aplican una política de viajes local son las que menos nivel de penetración de las SBT reflejan: tan solo el 16%. En contraste, en las empresas en las que las decisiones se llevan a cabo de forma global el nivel de adopción es claramente superior, con un 42,7%.
A día de hoy, las empresas que cuentan con herramientas de autorreserva gestionan el 45% de sus viajes a través de la solución, si bien el porcentaje varía enormemente en función de su facilidad de uso, y la formación y comunicación internas, los incentivos para su utilización o la penalización, en su caso, a los viajeros que se mantienen al margen.
El ahorro se produce con más claridad en la obtención de mejores tarifas que en la disminución del coste de la agencia. Por término medio, las empresas dicen lograr ahorros del 14,5% en las tarifas aéreas y del 12,7% en el coste de la agencia gracias a las SBT. Aun así, los porcentajes difieren mucho entre las empresas consultadas.
¿CÓMO SE PROCESAN LOS GASTOS DE VIAJE?
Los travel managers son cada vez más conscientes del peso de los gastos de viaje, una partida que va en aumento debido a la desagregación de las tarifas de los servicios tradicionales de transporte aéreo, alojamiento y alquiler de vehículos.
Si el control de esta partida es ampliamente mayoritario entre las empresas, la forma de llevarlo a cabo no resulta tan positiva, al menos desde el punto de vista tecnológico, dado que el 55,2% afirma realizarlo de forma manual.
La gran mayoría de los gestores de viaje realiza una política activa de análisis de gastos, en concreto el 82,7%. Las empresas que disponen de mayor presupuesto son las más estrictas con este control.
En los casos en los que las empresas disponen de sistemas automatizados de gestión de gastos de viajes, también es muy elevado el porcentaje de las que emplean herramientas integradas en su back office: un 80%, frente al 15,6% en las que esta opción no es posible.
En cambio, las soluciones para digitalizar tickets, recibos y demás justificantes de gastos de viaje apenas están implantadas en el 38,5% de las empresas.
¿QUÉ ANÁLISIS SE REALIZA DE LOS INFORMES?
A la hora de poner en valor su función dentro de la empresa, los gestores de viajes pueden tener un poderoso aliado en las herramientas de reporte. Además, esta tecnología es muy útil para detectar posibles mejoras en la política, establecer objetivos y tomar las decisiones estratégicas pertinentes.
Una holgada mayoría, el 66,3% del total, dispone de sistemas para obtener estadísticas de viajes, pero más de la mitad de ellos no incluye la función de crear un cuadro de mandos. La fuente de información es esencialmente la agencia de viajes, que suministra el 80% de los datos, seguida muy de lejos por los sistemas internos (26,2%) y los medios de pago (23,1%).
El análisis de estadísticas es otro de los instrumentos básicos para la gestión de la cuenta de viajes. El 66,3% de las empresas encuestadas dispone de un sistema para extraer y analizar datos, mientras que un 32,6% aún carece de él y el 2,1% lo está implantando.
¿CUÁLES SON LOS MEDIOS DE PAGO?
La tarjeta de crédito corporativa es el medio de pago más extendido entre los viajeros. El 86,5% de ellos la utiliza, aunque también combinadas con otros sistemas. El porcentaje de empresas que recurre a la tarjeta de crédito personal de los viajeros es muchísimo menor, con un 19,8% de los casos.
Este medio suele combinarse con otros sistemas. En el caso de España, muy especialmente con el bono de hotel (37,5%) o de rent-a-car (26,0%). Las que menos lo usan son las compañías con más de 10 millones de euros anuales de gasto en viajes (25,0%), y las que más, las que tienen un presupuesto entre 5 y 10 millones (80%).
¿QUÉ SOLUCIONES UTILIZAN LOS VIAJEROS EN MOVILIDAD?
El uso de herramientas móviles en la gestión de viajes es aún muy limitado en España. Los resultados de las empresas acerca de la conectividad de sus viajeros son realmente bajos. El 69% nunca hace uso de herramientas móviles de autorreserva; el 43,2% jamás descarga aplicaciones en el smart phone o la tableta proporcionados por la empresa; el 42% no emplea información georreferenciada en destino y más del 30% aún no ha estrenado soluciones que le permitan recibir consejos sobre la aplicación de la política de viajes ni revisa la documentación (trip arrangement) de su desplazamiento a través del terminal.
Algo mejor es la implantación de sistemas de notificaciones sobre seguridad o recomendaciones. El 29,1% de los encuestados las ha recibido “alguna vez”, pero el 47,7% no lo ha hecho “nunca” o “rara vez”. Por su parte, la penetración de las redes sociales corporativas en el business travel es muy residual. Apenas el 2,4% mantiene un perfil activo habitualmente, frente al 67,9% que se declara al margen de ellas, el 17,0% que las utiliza “rara vez” o el 11,9% que lo ha hecho “alguna vez”.
¿CÓMO SE GESTIONA LA POLÍTICA MEDIOAMBIENTAL?
El impacto medioambiental de los viajes es objeto de escasa atención por los travel managers. La gran mayoría, un 68,9%, no monitoriza los contaminantes que generan los desplazamientos de los empleados. Además, quienes sí lo hacen dan una importancia mínima a la información que reciben, en una gran parte a través de las agencias de viajes y referidas en exclusiva al transporte, fundamentalmente al aéreo.
El perfil de empresa con mayor interés en reducir y compensar los elementos contaminantes asociados al viaje es aquella con una política implantada a nivel global, con más de la mitad de la plantilla como viajeros frecuentes y con un presupuesto anual de más de 5 millones de euros.
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