El cálculo del retorno de la inversión que generan los viajes no es sencillo. Cada empresa tiene su criterio para hacerlo. A falta de un procedimiento con el suficiente consenso y homologación internacional, las nuevas tendencias valoran, entre otros aspectos, el coste del lucro cesante cuando se eliminan los desplazamientos.
En los dos últimos años estamos viviendo una de las crisis más duras que recuerda la economía mundial y en especial la española. Esta situación, que han sufrido de manera desigual otros países de la Unión Europea, ha hecho despertar a muchas empresas del sueño dorado en el que vivían, donde crecían anualmente por encima del 10%.
Muchas empresas españolas reaccionaron más tarde que sus homólogas europeas. Esta falta de decisión les obligó a tomar medidas más duras en el camino hacia la recuperación, debido al tiempo perdido. De hecho, cuando se dieron cuenta de la delicada situación emprendieron una acelerada carrera para ahorrar, especialmente en partidas como la de viajes.
A la hora de valorar los desplazamientos de empresa se han utilizado indicadores de gestión sobre datos históricos, pero en el momento actual este sistema ya no es válido. Lo que es importante es que el ratio de retorno de la inversión (ROI) en viajes esté en línea con los ingresos de la compañía para justificar su inversión.
Tradicionalmente, el ROI se calculaba en función de los descuentos de los proveedores, los servicios adicionales que se incluyen en los acuerdos y los ahorros conseguidos a través de la adopción de una herramienta de auto-reserva.
Sin embargo, está surgiendo una nueva corriente de pensamiento donde se aplican otros parámetros para valorar el retorno de los viajes de empresa. Este nuevo punto de vista valora el coste del viajero insatisfecho en contraposición con el retorno de un empleado satisfecho. Además, propone calcular un ROI por canal de reserva y tipo de viaje, no en conjunto dentro del total de la actividad y el gasto de la empresa.
Como resultado del cálculo de la rentabilidad de sus viajes, el fabricante chino de ordenadores Lenovo definió durante el 2009 una serie de tipologías de viajes que no justifican su inversión y que, por tanto, fueron disminuidas o eliminadas, entre ellas las reuniones internas, la asistencia a ferias o los desplazamientos por formación. Sin embargo, esta empresa ha mantenido las reuniones presenciales relacionadas con los clientes o aquellas que justifican un valor.
Durante 2010, Lenovo está elaborando nuevos modelos de viaje que les permitan un mayor control para decidir cuándo y cómo viajar. También se apoya en la relación con su agencia de viajes para que le ayude a mejorar su ROI, que calcula basándose en cinco elementos: el cumplimiento de su política de viajes, el benchmarking, el grado de satisfacción de sus viajeros, el ahorro de costes y la innovación a través de partners.
El último Executive Forum de ACTE, la asociación internacional de gestores de viajes, celebrado en Stuttgart, abordó de forma extensa la manera de calcular el retorno de la inversión. Los participantes coincidieron en la necesidad de definir parámetros para establecer el valor del viaje, distinguiendo entre aquellos que generan ingresos de los que no lo generan.
El debate surgió cuando se trató el tema de los viajes que no generan ingresos, pero que evitan que la compañía pierda dinero. En cualquier caso, establecer un proceso sencillo para este cálculo es una tarea pendiente. Los participantes de este Forum se lo plantearon a ACTE como un reto para el futuro. Sería muy útil para todos que la asociación se pusiera manos a la obra.
ÓSCAR GARCÍA
Socio Fundador de Forum Business Travel
