La seguridad se ha convertido en la piedra angular de la planificación y coordinación de congresos, ferias y eventos de gran magnitud. Protocolos de actuación, planes de emergencia, formación en prevención de riesgos… Ahora más que nunca es necesaria una labor de concienciación para implantar una cultura empresarial que tenga en cuenta también estos aspectos.
“No harán muy grandes cosas los vacilantes que dudan de la seguridad”. Un siglo después, la célebre frase del premio Nobel de Literatura T. S. Eliot cobran vital importancia en la organización de grandes eventos. Los acontecimientos ocurridos el pasado mes de noviembre en el Madrid Arena, o la tragedia más reciente en la discoteca Kiss de Santa María (Brasil), han puesto a este tipo de concentraciones en el punto de mira.
Si algo han demostrado estos lamentables incidentes que tanta indignación han causado es que la seguridad debe ser entendida como una inversión, y no como un gasto. “La clave principal está en el staff que va a coordinar todo el evento. Es esencial que sean profesionales que sepan reaccionar ante cualquier anomalía”, destacan Lola Vila y Emilio Pérez, directores de Atlántida Viatges Events.
“La planificación es primordial. Hay que tener planes y protocolos de actuación por escrito, proporcionar la información a todos los actores implicados y disponer de una comunicación clara y precisa”, apunta Jesús María Gómez, director de Grupo Evento.
Planificación y coordinación
La seguridad debe estar presente desde las etapas más tempranas de la planificación. Para ello, es indispensable que una empresa especializada en prevención de riesgos valore las capacidades del establecimiento y garantice las condiciones de autoprotección. Una vez evaluada la situación, se analizan los medios y se elabora un plan de emergencia donde se incluyen las acciones que deben realizar los equipos de intervención, el procedimiento paso a paso y la coordinación con los servicios públicos que forman parte del sistema de protección civil.
Plan de Autoprotección
Previamente al evento se elabora un Plan de Autoprotección que se deriva del Real Decreto 393/2007 por el que se aprueba la Norma Básica de Autoprotección. En términos generales, el contenido consta de:
- Identificación de los titulares y del emplazamiento.
- Descripción de la actividad y del medio físico en el que se desarrollará.
- Evaluación de riesgos, teniendo presentes los regulados por normativas sectoriales.
- Inventario de las medidas y medios de autoprotección.
- Programa de mantenimiento de instalaciones.
- Plan de actuación ante emergencias.
- Integración del Plan de Autoprotección en otros de ámbito superior, como el de Protección Civil.
- Certificación del adecuado mantenimiento de la eficacia y actualización del Plan de Autoprotección.
Formación y concienciación
Formar y concienciar en materia de seguridad antes, durante y después del evento se ha convertido en una asignatura obligatoria para todas las empresas. Ángel Requena, coordinador de actividades empresariales de Geseme, considera que existe un problema con la formación de los trabajadores que son contratados únicamente para el evento, como el personal auxiliar o de catering. “En este caso, deberían recibir una preparación específica. Sin embargo, en ocasiones, el tiempo que la empresa dedica no es el suficiente para obtener los conocimientos adecuados”, apunta.
Ahora más que nunca es necesaria una labor de concienciación sobre la implantación real de una cultura empresarial de prevención y seguridad. “Es preciso un compromiso firme por parte de las administraciones, que son las que deben velar por el cumplimiento de todas las medidas de seguridad recogidas en el plan de autoprotección”, concluye Paloma Velasco, directora ejecutiva de la Asociación de Empresas de Seguridad (AES).
Sistemas de comunicación en grandes eventos
Las comunicaciones tienen un papel esencial en los grandes eventos. Es necesario contar con una red muy profesional y flexible para poder asumir un incremento puntual de usuarios y de tráfico, así como garantías de seguridad ante posibles intrusiones. “En los 15 días que duraron los Juegos de Invierno de Turín en 2006 se utilizaron 7.000 terminales que generaron 6.000 llamadas cada 15 minutos”, recuerda Jorge Donadeu, director general de Cassidian Solutions, proveedor de redes seguras.
“En eventos como unos juegos olímpicos, una cumbre de la OTAN, o un mundial de fútbol, la organización se complica mucho más, porque es preciso coordinar diferentes organismos que tienen sus propios protocolos de seguridad, tanto para proteger a las personalidades, como al público asistente”, añade Donadeu.
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