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PALOMA RAMÍREZ / Travel Manager del Grupo SAGE

«En el business travel, la labor de la agencia es vital»

Es una de las grandes veteranas en la gestión de viajes de empresa de este país, con una experiencia de más de 16 años. Quizá por ese bagaje, entiende que la política de viajes es mucho más que ahorrar. Paloma Ramírez representa al travel manager de rostro humano que sigue valorando la importancia de la comodidad y la conciliación con la vida familiar de los empleados que se desplazan frecuentemente.

El grupo multinacional británico SAGE, con presencia en 40 países, cuenta en España con 21 delegaciones en las que trabajan 1.200 personas, el 40% ellas viajeras. Echando cuentas, unas 480 dependen de las directrices que marca Paloma.

¿La política de viajes viene establecida por la central?
En nuestro caso, no. Tenemos plena autonomía. Ha habido intentos de globalizar, pero las circunstancias de cada mercado son muy distintas en cuanto a fiscalidad, burocracia, proveedores locales, etc.

¿Tiene sentido la globalización en la gestión de viajes de empresa?
Puede ser, pero para nosotros es más sencillo el principio de “el que viaja paga”. Por ejemplo, si alguien de la delegación de Newcastle viene a España, le organizamos la estancia con nuestros acuerdos locales y le pasamos la factura. Si un empleado de España tiene que viajar a París, se beneficia de las ventajas del travel manager de Francia. El gasto se imputa al país desde el que se origina el desplazamiento.

En el Grupo SAGE, ¿se viaja más o menos que antes de la crisis?
Bueno, la empresa ha mejorado sus beneficios después de un ajuste presupuestario que también afectó a la partida de viajes. Es cierto que nos estamos ahorrando mucho dinero con la videoconferencia y la telepresencia. En España, tenemos 30 horas diarias con este tipo de comunicación.

¿Qué tal ha aceptado la plantilla esta solución?
Muy bien, llevamos tiempo utilizándola, solo que ahora le hemos dado un impulso mayor. Nuestras salas están muy bien preparadas. Somos una empresa de tecnología. Los empleados están acostumbrados. Y valoran el tiempo que se gana.

¿La videoconferencia les permite resolver sus necesidades con eficacia?
La clave es invertir en la tecnología adecuada, que sea homogénea en todas las delegaciones. Aquí no vale un Skype. Nosotros tenemos una implantación a nivel mundial. Con la telepresencia, a tamaño natural, puede haber cinco personas conectadas a la vez desde tres países distintos. Es cierto que se usa más para reuniones internas. Las visitas comerciales o los cursos de formación no se pueden hacer así.

¿Quién fija el criterio de mantener una reunión por videoconferencia o de forma presencial?
Hay libertad. Luego está el sentido común y también el criterio de los jefes de departamento.

¿Cree que aún se le puede sacar más partido a esta herramienta?
Ya le sacamos mucho, pero estamos mirando también la posibilidad de mantener videoconferencias desde el mismo puesto de trabajo como alternativa al teléfono o al correo electrónico. Una conversación de 10 minutos puede ser más resolutiva que el cruce de no sé cuántos emails durante una jornada entera.

¿Se han obsesionado las empresas con el ahorro?
En el gasto de viajes puedes reducir todo lo que quieras, pero si luego la persona no rinde porque ha viajado a horas intempestivas, o no ha podido descansar en el avión, o está molesto por tener que prolongar una estancia quitándole tiempo a su familia, ¿es productiva?

La pregunta, entonces, es obligada: ¿qué opinión tiene del mercado low cost?
Para mí es importante la comodidad del viajero, aunque también es cierto que los servicios de las primeras low cost y las compañías digamos tradicionales se ha equiparado mucho.

Un criterio para viajar en business…
Aquí somos tajantes: en Europa nadie viaja en business o en preferente, salvo los CEO. En larga distancia, sólo a partir de 7 horas de vuelo. Ahora bien, si es posible conseguir mejores horarios pagando un poco más, yo creo que hay que ser flexibles.

¿Qué es lo que pide de un hotel?
Lo básico es la proximidad. Es más cómodo para el que viaja y la empresa ahorra en taxi. Siempre con unos mínimos de calidad. Tenemos varios perfiles de viajeros a los que se asigna una categoría de hotel. Pero aquí vuelvo a lo mismo. Hay que ser flexibles. Tengo hoteles de cinco estrellas a precio de cuatro. Si está cerca de donde vamos, ¿por qué no usarlo?

¿Qué facilidades tiene el viajero en movilidad?
En SAGE cada empleado tiene un teléfono de empresa con tarifa plana. Lo puede utilizar libremente, sin cortapisas: bajarse apps, utilizar herramientas de geolocalización, lo que quiera. De hecho, ya ni tenemos teléfono de mesa. Aunque esté en Japón, puedo comunicarme internamente con cualquiera tecleando 4 dígitos.

¿Vale la pena la función de la agencia?
Para mí es vital. Más incluso que las herramientas tecnológicas. También es cierto que mi nivel de exigencia a la agencia es muy alto.

¿Llegará la desintermediación al business travel?
Si yo le digo a mi departamento financiero que he dado libertad a los empleados para que se reserven sus viajes en Internet me corta las venas. ¿Dónde están las facturas?, ¿cómo se integra todo en el sistema de administración?, ¿qué mecanismos de control hay?

¿Cómo gestionan las incidencias?
Esa es otra de las grandes ventajas de la agencia. Tenemos a tres personas en exclusiva para nuestra cuenta. Cualquier viajero puede llamar en cualquier momento para resolver cualquier cosa. La agencia me consulta, pero ellos están ahí, en primera línea.

¿AVE o avión?
Depende, pero lo que no aguanto del AVE es la gente que se pasa el viaje hablando por teléfono de manera que se entere todo el mundo. Es verdad, se puede aprovechar el tiempo para trabajar, pero ¿es siempre necesario? Yo creo que no, que también es bueno hacer un paréntesis para relajarse, leer un libro, ver el paisaje…

¿Le gusta viajar por motivos de trabajo?
Sinceramente, si haciendo unas llamadas puedo evitar un viaje, mejor.

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