Cualquier agencia organizadora de eventos que se precie (es decir, cualquier agencia organizadora de eventos) conoce la importancia de pensar en el plus, en ese «algo más» que eleva el acto a un estrato superior. En ocasiones, ese valor añadido es, precisamente, el punto diferenciador de un evento.
El dónde, el cuándo y el quién. Elementos importantes para una noticia, pero también para un evento. Elementos que pueden ser la diferencia entre una puesta en escena normal y una espectacular. Veamos a continuación tres ejemplos de eventos en los que se ha prestado especial atención al tiempo en que se ambientan, el lugar en que se desarrollan o a las personalidades que acuden.
De un tiempo pasado
El Colegio Nacional de Farmacéuticos decidió confiar en la Agencia Trílope para organizar su congreso anual. Y Trílope decidió viajar en el tiempo. Lo primero fue elegir el lugar adecuado, un espacio en el que el tiempo parece haberse detenido cien años atrás. Es el Pasaje de la Industria y del Comercio de Zaragoza, una galería en forma de cruz diseñada en 1883 por el arquitecto Fernando de Yarza a instancias del Marqués de Ayerbe. Fueron las primeras galerías comerciales de Aragón, y el sitio predilecto de los pequeños nobles y burgueses de la época para ver y ser visto.
Al ser un lugar de carácter público y privado a la vez, las autorizaciones y permisos necesarios fueron numerosos pero, solventado este trámite, se había logrado lo más difícil: disponer de una porción de 1912, año fijado como referencia. A partir de aquí todo fluyó de un modo tan sencillo como lógico. Mobiliario, objetos y elementos escenográficos de la época, conseguidos a través del Museo de la Farmacia de Barcelona y otras entidades similares, así como aperitivos servidos en probetas, tubos de ensayo y vasos de fórmulas magistrales lograron la ambientación perfecta. La noche acabó con la representación de una versión adaptada de la ópera de Donizzetti «L’elisir d’amor», cerrando así tres meses de trabajo para retroceder 97 años. Un buen balance.
El área del gol
Cuando la agencia WellDone aceptó el encargo de organizar una reunión de incentivos en Madrid para los directivos de uno de los mayores bancos de Europa decidió potenciar todo lo que la capital puede ofrecer. En esta ocasión, por tanto, el «dónde» pasó a ser el hilo conductor del evento.
Una perfecta combinación de turismo, gastronomía y sorpresas llevó a los asistentes a comer en algunos de los mejores restaurantes de Madrid, así como a realizar una cata de vinos y quesos españoles selectos. Se pudo también disfrutar de todas las maravillas turísticas que la ciudad y sus alrededores ofrecen: visita privada a la Fundación Thyssen-Bornemisza, un recorrido a pie por el Madrid de los Austrias y una salida de alto contenido informativo a los lugares más emblemáticos y más cargados de historia de Toledo.
Aunque el momento más especial, divertido e inolvidable fue la visita al Santiago Bernabéu, donde los asistentes pudieron enfundarse la camiseta con el número 7 (y su propio nombre, eso sí) y lanzar unos penalties bajo la atenta mirada de un entrenador-actor encargado de amenizar el momento. Una muestra de cómo utilizar el «dónde» para transformar unas jornadas de trabajo en un acontecimiento extraordinario.
Personajes reales
La inauguración del Centro Europeo de Astronomía por parte de la empresa Alfa Eventos y Protocolo vino marcada por la presencia de los Príncipes de Asturias. Este es un claro ejemplo de evento centrado en la asistencia de unas personalidades sobre las que necesariamente va a girar todo el programa. Durante varios meses previos al acto se llevaron a cabo diversas reuniones para fijar las necesidades logísticas y de de protocolo, así como para llevar a cabo un programa específico que lo cubriera todo adecuadamente.
Desde las invitaciones a las azafatas, todo debió superar un exhaustivo control para garantizar, como finalmente ocurrió, el éxito del evento. Todo transcurrió según lo proyectado, con una amplia cobertura mediática y con la satisfacción de todos los presentes.
LA TRASCENDENCIA DEL «QUÉ»
Son muchos los eventos que presentan a personalidades del mundo del espectáculo, la cultura, el arte o la política como valor añadido o, simplemente, reclamo. Pero no todos valen lo mismo. Todo personaje público tiene ciertas connotaciones asociadas para la gente en general, connotaciones que, sin lugar a dudas, van a influir en la percepción del evento y, en consecuencia, de la empresa, marca o producto que se halle detrás. La elección de una celebridad u otra no es, por tanto, baladí, del mismo que tampoco lo es el sector del que provenga.
Incorporar personas de cierto renombre al evento puede condicionar también la organización del mismo. En el caso que ocupa estas páginas, la presencia de los Príncipes definió completamente el evento en sí, obligando a seguir unos rígidos parámetros de protocolo y seguridad, algo mucho menos importante cuando el invitado de honor proviene de esferas más mundanas, como el deporte, la música o la televisión. En un caso así, el éxito no radica tanto en la ambientación de un tiempo concreto o en la elección adecuada de un lugar o actividad. El éxito se logra, básicamente, en que todo salga según lo previsto. Y en no prever nada demasiado fuera de lo común. Porque cuando el valor añadido es un personaje de este calibre no hay lugar (ni tiempo) para las sorpresas.
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