En la última sesión de Forum Business Travel se afirmó que las palancas de la negociación cada vez tienen más que ver con la forma de pago, los compromisos adquiridos sobre el volumen de compra o la disponibilidad de plazas.
“Las palancas de la negociación con los proveedores de viajes van más allá de los precios o las tarifas. Cada vez tienen más que ver con la forma de pago, los compromisos adquiridos sobre el volumen de compra o la disponibilidad de plazas”, explicó José Antonio Layos, jefe de Servicios Generales Corporativos en Isolux Corsán y ponente principal de la sesión celebrada por Forum Business Travel en el hotel Meliá Barcelona el 23 de febrero.
Ante un grupo de travel managers representativo de grandes y medianas empresas con alto consumo en viajes y con sede o delegación en Barcelona, Layos explicó que en una situación como la actual, las empresas están aprendiendo a reflejar también en sus acuerdos con hoteles y compañías aéreas los costes administrativos.
Además, presionan para rebajar los compromisos de compra mínima para acceder a las mejores tarifas o exigir que los precios negociados se apliquen hasta la última plaza de avión o la última habitación disponible.
Aunque el ponente dejó bien claro que el “proveedor no es el enemigo, sino el colaborador con el que establecer una relación en la que todos ganen”, insistió en que las condiciones de aplicación de los servicios de viajes pueden influir sustancialmente en los ahorros que toda empresa va buscando con los acuerdos preferentes. Estas condiciones pueden llegar incluso a detalles como decidir quién asume el sobrecoste de las tasas medioambientales.
Durante la sesión, Óscar García, socio fundador de Forum Business Travel, apuntó que “antes, los proveedores de viajes eran muy rígidos, pero están aprendiendo a ser flexibles en sus condiciones, porque las empresas así lo demandan”.
En el debate posterior, los gestores de viajes presentes coincidieron en que los acuerdos con los proveedores pueden convertirse en “papel mojado” sin un seguimiento de la calidad y cantidad del servicio, un protocolo para controlar la prestación, el establecimiento de un margen de tolerancia ante posibles desviaciones y la toma de medidas correctoras.
Como concluyó Óscar García, “posiblemente haya que empezar a revisar los contratos con aerolíneas, cadenas hoteleras o empresas de rent-a-car cada menos tiempo”.
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