La Asociación Francesa de Travel Managers (AFTM) sigue trabajando en la definición del perfil del gestor de viajes, algo imprescindible para darle visibilidad a una profesión en general mal estructurada. Su informe define ocho funciones principales y las cualidades que debe tener el responsable para poder asumirlas.
La AFTM, que cuenta con 250 miembros, persiste en darle un contenido a una profesión que también en el país vecino está poco definida. Tras la publicación de un primer Libro Blanco (ver meetin nº4) sobre los orígenes formativos de los gestores de viajes y las diferentes categorías profesionales asociadas a su perfil, ahora se ocupa de descifrar sus misiones diarias. El Libro Blanco concluye que es imprescindible darle visibilidad a sus funciones, ya que un estudio anterior revela que el 38% de los interlocutores no conocen bien qué labores asume. Para implantar una política de viajes eficaz y rentable, el gestor debe cumplir las siguientes misiones:
1ª MISIÓN:
ORGANIZAR LOS DESPLAZAMIENTOS PROFESIONALES
El objetivo es facilitar la actividad profesional del representante de la empresa durante el viaje. Para ello hay que garantizar una asistencia eficaz y permanente, controlar las prestaciones de los proveedores, gestionar los posibles litigios, vigilar la correcta aplicación de la política de viajes de la entidad y gestionar la red de receptivos que trabajan con la empresa.
2ª MISIÓN:
ASUMIR LA RESPONSABILIDAD DE LAS COMPRAS
Los márgenes de negociación se reducen, y esto requiere una vigilancia constante de los mercados para adaptarse a las nuevas tendencias y elegir de manera coherente a los proveedores. El gestor debe tener capacidad de reacción para negociar con nuevos suministradores si la situación lo requiere. También forma parte de esta misión controlar la evolución de dichos proveedores, de los costes de cada segmento del viaje y desarrollar procesos de benchmarking para aprender de otras empresas.
3ª MISIÓN:
ELABORAR POLÍTICAS RELACIONADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS
Junto al departamento encargado de la aplicación de políticas de responsabilidad social, el travel manager debe elaborar y promover una política de viajes responsable y una gestión de los gastos coherente. Las garantías en materia de seguridad han de ser máximas, así como la capacidad de reacción a la hora de gestionar situaciones de crisis. Es necesario conocer bien los procesos administrativos necesarios para organizar la repatriación de un colaborador.
4ª MISIÓN:
CONTROL DE LA CALIDAD
Incluye la elaboración de políticas y procedimientos de viaje adaptados a la estrategia e intereses de la empresa, así como a la comodidad y reconocimiento del representante que viaja. También requiere un seguimiento de los índices de satisfacción de clientes y viajeros, además de la capacidad de promocionar y defender una determinada política cuando sus resultados se revelan satisfactorios.
5ª MISIÓN:
CONTROL DE LA GESTIÓN
Es una de las funciones más delicadas, dada la complejidad y variedad de las tarifas, la multiplicidad de proveedores, la influencia del entorno y coyuntura económicos… Las labores cotidianas se basan en analizar los costes totales, aplicar una estrategia de seguimiento de la actividad durante el viaje y de los resultados del mismo, la comprobación de la aplicación de las tarifas negociadas y de los gastos estimados y, por último, la elaboración de informes que justifiquen la política aplicada o los cambios necesarios.
6ª MISIÓN:
CONOCIMIENTO Y DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El gestor de viajes debe dominar los diferentes sistemas de comunicación para su utilización, tanto a nivel interno como externo. Esto supone estar al día de las novedades tecnológicas, la creación de herramientas y parámetros, y el control técnico de estos sistemas.
7ª MISIÓN:
COMUNICACIÓN
La política de viajes debe ser comprendida por los representantes de la empresa que se desplazan y es labor del travel manager conseguirlo. También debe saber explicar los cambios que se introduzcan. Además de ser quien controla los viajes (y a los viajeros), el travel manager debería ser considerado por los colaboradores como alguien que escucha y les ofrece el mejor desplazamiento posible.
8ª MISIÓN:
DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL
Al fin y al cabo, el travel manager es un estratega, especialmente necesario cuando el contexto de desarrollo de la actividad empresarial es difícil. Por eso necesita organizar los compromisos de empresa y viajeros para que cada uno asuma sus responsabilidades, establecer auditorías y controles para garantizar el buen cumplimiento de los programas y garantizar al máximo un desarrollo sostenible de la actividad.
… Y DOCE CUALIDADES
- Rigor
- Capacidad de análisis
- Facilidad para relacionarse
- Sentido de la organización
- Dotes para la comunicación
- Diplomacia
- Capacidad de síntesis
- Capacidad para anticipación
- Curiosidad
- Determinación
- Lógica comercial
- Paciencia
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