MICE Account es la nueva plataforma de pagos y gestión de gastos de Diners Club Spain para el segmento de las reuniones, los eventos y los incentivos presentada el pasado mes de enero. La compañía ha detallado las ventajas del producto, entre las que se incluyen los adelantos, la conciliación contable y las posibilidades de financiación, control y liquidez, así como mayores seguros y seguridad.
Los recientes efectos de la pandemia han enfatizado la importancia de una gestión eficiente de los gastos MICE y la necesidad de las empresas por digitalizar sus procesos. Diners Club Spain, compañía especializada en servicios financieros para viajes corporativos, ofrece a empresas y agencias de eventos la posibilidad de aumentar su liquidez y analizar en qué partidas se efectúan los gastos MICE.
ADELANTOS Y CONCILIACIÓN DE GASTOS
En el mundo de los eventos, congresos, reuniones e incentivos uno de los grandes desafíos en el ámbito de los pagos son los adelantos que este tipo de actividad supone con los proveedores.
Actualmente, lo más habitual es que la agencia efectúe transferencias de dinero según los importes pedidos por el proveedor. Con la MICE Account, al tratarse de una tarjeta de crédito, se aporta una herramienta de financiación a la empresa de eventos para que disponga de una mayor liquidez.
Otro de los grandes retos en cuestión de eventos es la conciliación de los diferentes pagos efectuados. Si la agencia utiliza como opción de pago las tarjeta virtuales ligadas a la MICE Account, no sólo puede disponer de datos de gastos más detallados que se puede descargar de forma centralizada en los informes de gastos, también contará con un identificador único, la tarjeta virtual, para conciliar el extracto agrupado de los pagos con las facturas de los gastos efectuados.
FINANCIACIÓN, CONTROL Y LIQUIDEZ
La plataforma de Diners Club también puede dotar, por ejemplo a un event planner, con una tarjeta virtual que tenga un límite específico, con una caducidad específica, para los gastos inesperados que puedan surgir durante los viajes asociados a la realización del proyecto.
Como se trata de una tarjeta de crédito a nombre de la empresa, en una sola MICE Account se pueden englobar todos los gastos MICE. De forma que, a fin de mes, se emite un extracto con todos los gastos efectuados y la empresa cuenta con un plazo de pago para abonar el importe total de los gastos.
Según las condiciones pactadas, la MICE Account ofrece entre 20 y 30 días de plazo de pago. Esto, junto con la emisión mensual del extracto, puede aportar entre 35 y 45 días de financiación promedio.
EVENTOS SEGUROS Y ASEGURADOS
MICE Account ofrece diferentes seguros para las personas que se desplazan con cargo a dicha tarjeta para acudir a eventos, congresos o participar en viajes de incentivos: el seguro de accidentes en medio de transporte y en destino, el de asistencia en viaje y el de accidentes para servicios de movilidad en taxis, coches de alquiler con conductor y coches de alquiler por horas.
Aunque los seguros cubren el accidente en desplazamientos en transporte público, coches de alquiler y la movilidad en coche (sean taxis, VTCs, servicios de chófer u otras tipologías), esta herramienta de Diners Club Spain también incluye un seguro de asistencia en viaje.
Y este seguro no sólo cubre la compra del medio de transporte, puesto que ya cuenta con cobertura (tanto en accidentes como en asistencia) por el simple hecho de haber pagado el hotel de la persona con la MICE Account.
Es idóneo, por ejemplo, para los congresos o ferias en los que pueda haber desplazamientos en coche particular al hotel. Lo más reseñable del seguro de asistencia es la asistencia médica en caso de urgencia, la responsabilidad civil o el robo de equipaje, entre muchos otros.
Además, la empresa tiene a su disposición número de teléfono 24 horas de la aseguradora de Diners Club Spain para atención personal.
PARA TODAS LAS EMPRESAS
Aunque tradicionalmente Diners Club Spain se ha dirigido a grandes y medianas empresas, cuya actividad en eventos puede ser mayor, sus gastos suelen ser elevados y las necesidades más amplias; la MICE Account puede ser empleada por compañías de cualquier tamaño: según la actividad que tenga la empresa, aunque se trate de una empresa pequeña (o precisamente por ello), los gastos en eventos pueden ser determinantes a la hora de evitar tensiones de en su tesorería y cash flow.
AUTONOMÍA
Combinado con la Solución VCN, la opción de Diners Club Spain para el pago con tarjetas virtuales, aumenta la autonomía de la empresa en cuanto a gestión de gastos se refiere, permitiendo configurar las características propias de cada tarjeta virtual, según las limitaciones que quiera establecer el cliente.
Con la creación de números virtuales de tarjeta de forma puntual y personal desde el Portal VCN con acceso exclusivo del cliente se pueder configurar cada uno de los números creados según los requisitos del gasto.
Además dispone del histórico para verificar los pagos realizados. Si la empresa lo desea, VCN también permite la creación automática de números de transacción única desde una API.
Si la empresa dispone de un event planner que también efectúa pagos por su propia cuenta, en nombre de la empresa, directamente con los proveedores, o si se trata de una agencia de eventos, la Solución VCN garantiza que el proveedor reciba un número de tarjeta que sólo lleve el importe máximo que puede utilizar y con la validez que se precisa.
Antes de generar la tarjeta virtual, puede introducir información de la finalidad de la compra, del usuario que la genera, del centro de coste al que hay que imputar el gasto, etc. Todo ello aparece luego en los extractos y en los informes del cliente.
Por último, al recibir diferentes facturas de diferentes prestatarios, el número de tarjeta vitual ayuda al departamento de Contabilidad a conciliar los gastos en el extracto con las facturas que ha recibido.
Jessica Püttmann, directora de Marketing y Comunicación de Diners Club Spain, explica: “Hemos querido crear un instrumento de pago especialmente enfocado en las necesidades de pago para eventos. Esta tarjeta para empresas cliente está limitada a las actividades MICE y, junto con nuestra Solución VCN, ofrece la posibilidad de compartir con el proveedor o el Meeting Planner un método de pago seguro, que al mismo tiempo limita y controla el uso de la misma, según los parámetros establecidos por el cliente. El uso de la MICE Account ofrecerá a los clientes una mayor transparencia con respecto a sus gastos.”
